I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC
1. Cơ sở thực hiện
1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:
- Mục đích:
+ Quy định thống nhất trình tự, thủ tục trong việc cho mượn, sử dụng phòng học của Trường trong thời gian phòng học không bố trí lịch giảng dạy;
+ Đáp ứng nhu cầu sinh hoạt đoàn thể của sinh viên, dạy bù của giảng viên và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguồn lực cơ sở vật chất của Nhà trường.
- Phạm vi áp dụng:
+ Nhà C1 do Phòng Quản trị - Thiết bị quản lý;
+ Thời gian thực hiện: Trong giờ làm việc và từ 18h00 đến 21h00 các ngày từ Thứ hai đến Thứ bảy. Ngày chủ nhật từ 7h00 đến 11h00 và từ 13h30 đến 17h00;
+ Quy trình này không áp dụng cho việc đăng ký sử dụng phòng học tổ chức thi kết thúc học phần đối với tất cả các nhà học thuộc Trường Đại học Cần Thơ.
1.2. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:
- QLNH: Quản lý nhà học.
- SV: Sinh viên.
- BCH: Ban chấp hành.
2. Nội dung quy trình
2.1. Bước 1 (Gửi và tiếp nhận yêu cầu):
- Đơn vị, cá nhân có nhu cầu mượn phòng thực hiện đăng nhập vào Hệ thống quản lý tích hợp lựa chọn phòng, thời gian, trang thiết bị cần mượn theo nhu cầu, lý do sử dụng phòng và số điện thoại liên hệ;
2.2. Bước 2 (Xử lý):
QLNH thực hiện đối chiếu. Nếu phù hợp sẽ chuẩn bị phòng học cho mượn. Trong trường hợp hết phòng hoặc nội dung yêu cầu không phù hợp sẽ phản hồi thông tin cho đơn vị cá nhân (qua điện thoại hoặc email).
Ngoài ra, đối với các hoạt động Đoàn, Hội do sinh viên đăng ký, sinh viên phải thông tin đến BCH Đoàn cơ sở (nếu là hoạt động Đoàn) hoặc BCH Hội Sinh viên Trường Đại học Cần Thơ (nếu là hoạt động Hội) để được duyệt trên hệ thống, trên cơ sở đó QLNH mới thực hiện việc cho mượn phòng.
2.3. Bước 3 (Kết thúc):
- QLNH bố trí phòng.
- Thực hiện việc giao phòng (trang thiết bị) cho người mượn.
- QLNH nhận lại phòng và trang thiết bị sau khi sử dụng trong vòng 15 phút kể từ khi kết thúc thời gian sử dụng đã đăng ký. Trường hợp cá nhân, đơn vị mượn phòng có nhu cầu sử dụng phòng lâu hơn thời gian đã đăng ký thì phải thông tin cho QLNH biết trước khi kết thúc thời gian sử dụng đã đăng ký.