QUY TRÌNH SỬA CHỮA, CẢI TẠO, NÂNG CẤP TÀI SẢN

 (Máy móc thiết bị, phương tiện vận tải - truyền dẫn, nhà cửa - vật kiến trúc)

 (Ban hành kèm theo quyết định số  85/QĐ-ĐHCT  ngày 21 tháng 01  năm 2010

của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ)

1. Đối tượng sửa chữa:

- Tài sản cố định là máy móc thiết bị

- Tài sản là phương tiện vận tải,

- Tài sản là phương tiện truyền dẫn

- Tài sản là nhà cửa - vật kiến trúc

2. Nội dung sửa chữa:

 Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản cố định (bao gồm: MMTB, phương tiện vận tải - truyền dẫn, nhà cửa - vật kiến trúc) của đơn vị bởi các lý do như:

- Hư hỏng một hay vài bộ phận của thiết bị; cần nâng cấp với tính năng kỹ thuật cao hơn để phù hợp với điều kiện thực tế làm việc...;

- Sửa chữa để tạo sự an toàn trong vận chuyển;

- Nhà cửa - vật kiến trúc bị hư hỏng, xuống cấp cần phải sửa chữa, nâng cấp để có điều kiện làm việc tốt hơn như: Mái nhà bị dột, thấm; trần nhà bị mục, mối mọt; tường nhà bị nứt, thấm;  cửa sổ, cửa đi bị mục, rỉ sét; nền nhà bị lún, sụp; lối đi nội bộ; tường rào; nhà vệ sinh ...

3. Trình tự - thủ tục sửa chữa tài sản cố định:
4. Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định là MMTB:

Bước 1. Bộ môn lập bản dự toán MMTB đem đi sửa chữa trình lãnh đạo đơn vị (Chủ nhiệm chương trình, dự án) phê duyệt (biểu số 4a/SC).

Bước 2: Gởi bản dự trù được duyệt cho Phòng Tài vụ để tạm ứng tiền.

Bước 3. BM tự liên hệ với nơi sửa chữa để sửa chữa tài sản. Đối với tài sản đắt tiền hoặc số lượng tài sản nhiều và số tiền từ 5 triệu đồng trở lên phải có tối thiếu 2 phiếu báo giá của 2 nơi sữa chữa và có hợp đồng sửa chữa tài sản.

Bước 4. Nghiệm thu tài sản đã sửa chữa xong.

Bước 5. BM tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán + Các phiếu báo giá + Hợp đồng + Hoá đơn tài chính + Biên bản nghiệm thu + + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).

1. Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định là phương tiện vận tải:

Bước 1. Tổ ô tô lập bản dự toán phương tiện vận tải đem đi sửa chữa trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt (biểu số 4a/SC).

Bước 2: Gởi bản dự trù được duyệt cho Phòng Tài vụ để tạm ứng tiền.

Bước 3. Tổ ô tô tự liên hệ với nơi sửa chữa để đem phương tiện đi sửa chữa. Đối với việc sửa chữa có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên Tổ ô tô phối hợp Phòng Quản trị - Thiết bị thẩm định việc sửa chữa trước khi đem phương tiện đi sửa chữa.

Bước 4. - Nghiệm thu phương tiện đã sửa chữa xong.

Bước 5. BM tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán + Các phiếu báo giá + Hợp đồng + Hoá đơn tài chính + Biên bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).

1. Sửa chữa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật kiến trúc tại đơn vị có giá trị dưới 20 triệu đồng:

Bước 1. Người phụ trách PTN, nhà xưỡng, trạm, trại, nhà học, phòng ở Ký túc xá ...có trách nhiệm báo cho Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, Tổ nội trú về tình hình hư hỏng hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật kiến trúc.

Bước 2: Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú được phân công đến kiểm tra và liên hệ đơn vị sửa chữa (Công ty, Doanh nghiệp ...) có uy tín, có tư cách pháp nhân đến khảo sát và sửa chữa, thay thế khắc phục ngay tình trạng hư hỏng.

Bước 3. Người phụ trách phòng thí nghiệm, nhà học, phòng ở ... ký xác nhận vào sổ nhật ký sữa chữa của đơn vị sửa chữa về số lượng vật tư sửa chữa, thay thế.

Bước 4. Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú kiểm tra đối chiếu số liệu vật tư sửa chữa, thay thế và liên hệ đơn vị sửa chữa làm thủ tục thanh toán từng đợt (3 tháng/lần).

Bước 5. Trợ lý TB Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán (biểu số 4a/SC) + Các phiếu ký nhận đơn vị sử dụng + Hoá đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).

LƯU Ý:

- Đơn vị có thể tự tìm nơi sửa chữa có uy tín hoặc liên hệ Phòng QTTB giới thiệu các đơn vị sửa chữa. Phòng QTTB có trách nhiệm cung cấp khung giá vật tư và công sửa chữa để các đơn vị và Phòng Tài vụ biết để việc thanh toán được thống nhất.

- Đơn vị chỉ được sửa chữa hệ thống hiện có trong các PTN, nhà học. Không được sửa chữa hệ thống cấp điện - nước - điện thoại (qua tổng đài) - đường cáp quang do trường quản lý.

- Khi lắp đặt các thiết bị về điện có thể làm ảnh hưởng đến đường dây, công suất tổng của trạm biến thế phải phối hợp với P QTTB để có hướng xử lý.

1. Sửa chữa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật kiến trúc tại đơn vị có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên:

Bước 1. Người phụ trách PTN, nhà xưỡng, trạm, trại, nhà học, phòng ở Ký túc xá ...có trách nhiệm báo cho Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, Tổ nội trú về tình hình hư hỏng hệ thống nhà cửa - vật kiến trúc ...

Bước 2: Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú được phân công liên hệ đơn vị sửa chữa (Cty, Doanh nghiệp ...) có uy tín, có tư cách pháp nhân đến khảo sát và lập dự toán sửa chữa (Biểu  số 4a/SC).

Bước 3. Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú gởi bảng dự toán sửa chữa cho Phòng QTTB kiểm tra về đơn giá, định mức dự toán XDCB theo quy định hiện hành và có ý kiến về mặt kỹ thuật khi cần thiết (cùng đơn vị khảo sát công việc sắp sửa chữa).

Bước 4. Đơn vị và P QTTB ký vào bảng dự toán trước khi P QTTB trình BGH phê duyệt dự toán và ký hợp đồng sửa chữa.

Bước 5. Đơn vị và P QTTB cử cán bộ giám sát thi công và nghiệm thu công trình sửa chữa đã hoàn thành. P QTTB trình BGH ký biên bản thanh lý hợp đồng.

Bước 6. Trợ lý TB Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán (biểu số 4a/SC) + Hoá đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).

LƯU Ý: Đơn vị có thể tự tìm nơi sửa chữa có uy tín hoặc liên hệ Phòng QTTB giới thiệu các đơn vị sửa chữa. Phòng QTTB có trách nhiệm cung cấp khung giá vật tư và công sửa chữa để các đơn vị và Phòng Tài vụ biết để việc thanh toán được thống nhất.

Riêng các công việc sửa chữa làm thay đổi kết cấu công trình, công năng sử dụng và ảnh hưởng đến mỹ quan chung thì liên hệ Phòng QTTB để xin ý kiến BGH quyết định.

1. Sửa chữa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật kiến trúc tại khu vực công cộng, khu Hiệu bộ, hội trường lớn khu II, nhà khách khu I, nhà học ...

Bước 1. Khi có sự cố hư hỏng về điện - nước - điện thoại, đề nghị đơn vị báo ngay cho P QTTB bằng điện thoại hoặc văn bản.

Bước 2: P QTTB kiểm tra và liên hệ đơn vị sửa chữa (Công ty, Doanh nghiệp ...) có uy tín, có tư cách pháp nhân đến sửa chữa, thay thế khắc phục ngay tình trạng hư hỏng.

Bước 3. Cán bộ của đơn vị được phân công theo dõi sửa chữa ký xác nhận vào sổ nhật ký sữa chữa của đơn vị sửa chữa về số lượng vật tư sửa chữa, thay thế.

Bước 4. Tổ Quản trị kiểm tra đối chiếu số liệu vật tư sửa chữa, thay thế và liên hệ đơn vị sửa chữa làm thủ tục thanh toán từng đợt (3 tháng/lần) theo khung giá vật tư và công sửa chữa đã được thống nhất. Nếu việc sửa chữa có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên, P QTTB và các đơn vị có liên quan ký vào Giấy dự toán trước khi P QTTB trình BGH phê duyệt ký hợp đồng sửa chữa.

Bước 5. Tổ Quản trị tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán (biểu số 4a/SC) + Các phiếu ký nhận đơn vị sử dụng + Hoá đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) + Giấy đề nghị thanh toán (mẫu của Phòng Tài vụ).

[ưLƯU Ý: Đối với hệ thống tuyến chính điện, nước, điện thoại, đường cáp quang:

- P QTTB có trách nhiệm quản lý, theo dõi sử dụng toàn bộ hệ thống tuyến chính điện, nước, điện thoại; liên hệ các cơ quan chuyên môn của thành phố Cần Thơ: Bưu điện, Điện lực, Cấp thuỷ để khắc phục sớm các sự cố lớn về điện, nước, điện thoại nhằm phục vụ và đảm bảo sự hoạt động liên tục cho công tác đào tạo và NCKH của Nhà trường.

- P QTTB thường xuyên cử cán bộ kiểm tra các hệ thống để việc sử dụng không gây thất thoát, lảng phí; tổ chức giám sát thi công các công trình mới để đưa vào sử dụng hiệu quả.

- P QTTB có trách nhiệm lập kế hoạch hằng năm và đề xuất Ban Giám hiệu về duy tu, bảo dưỡng, cải tạo, mở rộng để phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế của Nhà trường.

- Các đơn vị, CBVC trong trường, nếu thấy có hiện tượng, sự cố liên quan đến hệ thống điện, nước, điện thoại do trường quản lý, đề nghị báo ngay cho P QTTB bằng điện thoại để xử lý, khắc phục ngay.

- P QTTB có trách nhiệm lập dự toán trình BGH phê duyệt khi thi công các công trình lớn về điện, nước, điện thoại. Theo dõi, giám sát thi công từ khi ký hợp đồng đến khi hoàn thành.

- Riêng đường cáp quang nối từ trung tâm đến các đơn vị do Trung tâm Thông tin và Quản trị mạng quản lý. Khi có phát sinh việc lắp đặt mới hoặc sửa chữa, Trung tâm phối hợp với P.QTTB để thực hiện.

1. Sửa chửa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật kiến trúc tại đơn vị sử dụng nguồn kinh phí hỗ trợ của Trường:

• Nội dung công việc: Sửa chữa, cải tạo nhà cửa - vật kiến trúc mang tính chất quy mô vừa, có ảnh hưởng đến kết cấu công trình, công năng sử dụng hoặc sửa chữa với khối lượng lớn mà đơn vị không thể dùng kinh phí thường xuyên được phân giao để sửa chữa.
• Quy trình thực hiện:

Bước 1. Các đơn vị lập kế hoạch hằng năm về sửa chữa nhà cửa - vật kiến trúc theo thông báo của trường vào tháng 12 của năm trước.

Bước 2: Trợ lý tài sản hoặc cán bộ được phận công phụ trách về tài sản tại các đơn vị tập hợp nhu cầu sửa chữa xếp theo thứ tự ưu tiên gởi cho P QTTB (Biểu mẫu số 4b/SC).

Bước 3: P QTTB tập hợp kế hoạch sửa chữa của các đơn vị, khảo sát thực tế và trao đổi với đơn vị về các yêu cầu sửa chữa.

Bước 4. Trình BGH các yêu cầu về sửa chữa tại các đơn vị và khu vực công cộng của trường.

Bước 5. Sau khi được BGH phê duyệt các hạng mục sửa chữa, P QTTB mời các đơn vị tư vấn lập thiết kế và dự toán cho từng hạng mục công trình theo yêu cầu thực tế và thứ tự ưu tiên của công việc trình BGH phê duyệt.

Bước 6. Sau khi được BGH phê duyệt thiết kế và dự toán sửa chữa, P QTTB triển khai việc sửa chữa. P QTTB trình BGH ký hợp đồng sửa chữa đối với các đơn vị thi công, sửa chữa (Cty, Doanh nghiệp ...) có uy tín, có tư cách pháp nhân để thực hiện công việc sửa chữa.

Bước 7. Đơn vị và P QTTB cử cán bộ giám sát thi công và nghiệm thu công trình sửa chữa đã hoàn thành. P QTTB trình BGH ký biên bản thanh lý hợp đồng.

Bước 8. P QTTB tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán + Hoá đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).

GHI CHÚ: Trong quá trình thực hiện, tuỳ theo giá trị của tài sản và tình hình thực tế của nguồn vốn đầu tư, việc sửa chữa có thể thực hiện đơn giản hơn (giảm số bước thực hiện) nhưng cũng phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước.