Giới thiệu

Dựa trên phương hướng phát triển Trường nhiệm kỳ 2017-2022, Phòng Quản trị - Thiết bị được thành lập dựa trên cơ sở Phòng Quản trị - Thiết bị nhiệm kỳ trước (gồm có 03 nhóm: Quản trị, Thiết bị, Quản lý Nhà học).

Chức năng, nhiệm vụ

1. Chức năng:

Phòng Quản trị - Thiết bị có chức năng tham mưu Ban Giám hiệu trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện - nước - điện thoại; quản lý các nhà học dùng chung, cảnh quan môi trường; theo dõi, quản lý mua sắm, xử lý tài sản, công cụ và vật liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập và  NCKH trong trường.

1. Nhiệm vụ:
2. Trực tiếp thực hiện công tác quản lý - phát triển - khai thác - sử dụng - bảo trì - bảo vệ và sửa chữa - tư vấn sửa chữa cơ sở vật chất là các công trình xây dựng, vật kiến trúc. Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa nhà cửa - vật kiến trúc theo phân cấp của Ban Giám hiệu. Chịu trách nhiệm tổ chức phòng trừ mối ở các khu vực chung của Trường và tại các đơn vị khi có yêu cầu;
3. Quản lý sử dụng và có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về  điện - nước - điện thoại trong Trường. Trình Ban Giám hiệu những phương án xây dựng mới, tư vấn lắp đặt, giám sát thi công các công trình cải tạo và nâng cấp hệ thống điện - nước - điện thoại trong trường hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm.
4. Trực tiếp giao dịch với các cơ quan của thành phố như: Điện lực, Cấp thủy, Bưu chính - viễn thông, Công trình đô thị để giải quyết các vấn đề chuyên môn có liên quan. Theo dõi sử dụng và lập phiếu thu tiền nhà ở công vụ, tiền điện - nước - điện thoại của các hộ gia đình, các loại hình dịch vụ hoạt động có thu....
5. Thư ký thường trực Hội đồng Phân phối nhà ở công vụ  của Trường. Quản lý và giúp Hội đồng Phân phối nhà ở công vụ của Trường phân phối nhà ở cho cán bộ công chức theo đúng tiêu chuẩn đã quy định. Trình Ban Giám hiệu các phương án, biện pháp cải tạo, sửa chữa nhà ở công vụ theo điều kiện tài chính cho phép.
6. Quản lý trên sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường ở tất cả các nguồn vốn (ngân sách, Quỹ phát triển đơn vị, viện trợ, quà biếu tặng ...); bao gồm: đất đai, nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ, vật tư - văn phòng phẫm ... Có trách nhiệm lưu trữ và gìn giữ các hồ sơ, bản thiết kế, bản vẽ hoàn công các công trình xây dựng mới và sửa chữa lớn. Lưu trữ và cập nhật thường xuyên các cataloge, giấy tờ có liên quan đến máy móc thiết bị thí nghiệm...
7. Tổ chức kiểm kê hằng năm (vào thời điểm 01/01 của năm), và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách tăng giảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; Theo dõi việc cập nhật, ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại đơn vị; Tin học hoá việc quản lý tài sản trong trường thông qua phầm mềm quản lý tài sản mới.
8. Phối hợp với các đơn vị trong Trường lập kế hoạch và thực hiện mua sắm máy móc thiết bị ở tất cả các nguồn vốn theo đúng quy định của Nhà nước.
9. Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc sử dụng hoá chất - dụng cụ thí nghiệm theo định mức đã ban hành. Thanh toán các khoản mua sắm vật tư, văn phòng phẫm ... phục vụ cho giảng dạy, thực tập, NCKH và quản lý của các đơn vị trong trường;
10. Phối hợp với các Phòng chức năng trang cấp đồ bảo hộ lao động theo tiêu chuẩn;  Tư vấn mua sắm - lắp đặt, quản lý - sửa chữa - bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy (PCCC) và giám sát việc thực hiện Quy định PCCC trong toàn Trường.
11. Phối hợp với các đơn vị lập thủ tục tiếp nhận hàng viện trợ.
12. Quản lý và đề xuất phương án quy hoạch trồng cây xanh, thảm cỏ trong khuôn viên  Trường. Thường xuyên cắt cỏ, tỉa cành, mé cây;  đặc biệt là vào mùa mưa. Cung cấp cây cảnh phục vụ các Hội nghị, các ngày Lễ, Tết ...
13. Tổ chức nạo vét hệ thống thoát nước (cống rảnh, mương, ao) ở 3 khu. Thường xuyên  lượm rác và giám sát việc lấy rác ở những nơi công cộng.
14. Bảo đảm việc mở cửa phòng học theo đúng lịch học đã được Lãnh đạo Nhà trường hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Nhằm tiết kiệm tối đa việc sử dụng điện - nước, nhân viên phụ trách nhà học có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra các phòng học: tắt đèn, quạt, đóng cửa khi không có giờ học (có lịch biểu thời gian kiểm tra cụ thể).
15. Bảo quản tốt các phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất. Thường xuyên theo dõi và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho nhà học.
16. Quét dọn vệ sinh sạch sẽ các phòng học. Thường xuyên làm vệ sinh trước giờ học và sau các giờ giải lao đối với các nhà vệ sinh.
17. Thường xuyên nhắc nhở sinh viên thực hiện đúng nội quy của Nhà trường. Nhắc nhở thầy - cô giáo và sinh viên để xe đúng nơi qui định. Giử gìn trật tự và ngăn chận những người không phận sự vào nhà học để thực hiện những hoạt động vi phạm nội quy hoặc không được phép của Nhà trường.
18. Thường xuyên kiểm tra, phát hiện những hoạt động không phù hợp với thực tế để đề xuất và trình Ban Giám hiệu ký ban hành và sửa đổi các quy định, quy trình quản lý áp dụng trong phạm vi Trường, cụ thể như: Quy định về quản lý tài sản cố định - tài sản công cụ - vật liệu, Quy định về quản lý và sử dụng nhà ở công vụ, Quy định về quản lý và sử dụng điện - nước - điện thoại, Quy định về quản lý cây xanh - hoa kiểng - thảm cỏ và vệ sinh môi trường, Quy định về phòng cháy và chữa cháy, Quy chế tổ chức và hoạt động của Đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở, Nội quy sử dụng phòng học; Quy trình quản lý việc nâng cấp sửa chữa tài sản cố định (nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết bị), Quy trình mua sắm - bảo trì - điều động, thanh lý tài sản cố định, Quy trình mua sắm vật tư - văn phòng phẫm quản lý và trang cấp đồ bảo hộ lao động, Quy trình tiếp nhận hàng viện trợ, Quy trình đăng ký sử dụng phòng học...