I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC
1. Cơ sở thực hiện
1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:
- Mục đích: Nhằm thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác quản lý và sử dụng các nguồn vốn từ ngân sách nhà nước cấp, từ các Chương trình-dự án trong và ngoài nước (thuộc nguồn vốn coi như ngân sách nhà nước cấp), từ nguồn quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và các nguồn vốn khác của nhà trường phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý.
- Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng đối với các đơn vị tthuộc Trường Đại học Cần Thơ khi thực hiện công việc lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản là máy móc-thiết bị, nhà cửa-vật kiến trúc từ các nguồn vốn đầu tư của Nhà trường.
1.2. Văn bản áp dụng:
- Luật Quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14 ngày 21 tháng 6 năm 2017;
- Luật đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23 tháng 6 năm 2023 của Quốc hội và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quy hoạch, Luật đấu tư, Luật đầu tư theo phương thức đối tác công tư và Luật đấu thầu số 57/2024/QH15 ngày 29 tháng 11 năm 2024;
- Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công;
- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2024 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;
- Nghị định số 17/2025/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật đấu thầu;
- Thông tư số 22/2024/TT-BKHĐT ngày 17 tháng 11 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
- Quyết định số 951/QĐ-ĐHCT ngày 22 tháng 3 năm 2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ Ban hành tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo tại Trường Đại học Cần Thơ.
1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:
- HĐT: Hội đồng trường;
- BGH: Ban Giám hiệu;
- NQ: Nghị quyết Hội đồng trường;
- P.QTTB: Phòng Quản trị-Thiết bị;
- P.TC: Phòng Tài chính;
- Đơn vị sử dụng: Các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường Đại học Cần Thơ.
1.4. Nội dung lập kế hoạch:
1.4.1. Lập kế hoạch mua sắm tài sản
a. Lập kế hoạch mua sắm tài sản là máy móc, thiết bị, dụng cụ lẻ bổ sung cho phòng thí nghiệm, hoạt động quản lý của đơn vị:
- Lập theo biểu bảng hướng dẫn: Mẫu số 01/KHTB;
- Yêu cầu ghi đầy đủ các tiêu chí của biểu bảng như: Tên máy móc-thiết bị (được phân theo nhóm chủng loại máy móc, thiết bị), tính năng kỹ thuật cơ bản, đơn vị tính, số lượng, đơn giá dự toán, thành tiền, tên đơn vị sử dụng trực tiếp (Thí dụ: PTN.A, Bộ môn B) và thuyết minh rõ nhu cầu sử dụng (thay thế, bổ sung, nâng cấp, …);
- Đơn giá lập dự toán của máy móc-thiết bị dựa trên cơ sở ít nhất 01 báo giá của nhà cung cấp;
- Danh mục máy móc-thiết bị đơn vị đề nghị mua sắm phải được cân nhắc, rà soát về chủng loại và số lượng máy móc-thiết bị hiện có của đơn vị, rà soát theo danh mục của Quyết định số 951/QĐ-ĐHCT ngày 22 tháng 3 năm 2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trên cơ sở mức độ cấp thiết về nhu cầu sử dụng;
- Đối với các Chương trình-dự án, các đề tài nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước: Đơn vị vẫn lập theo mẫu biểu hướng dẫn (Biểu số 01/KHTB) và ghi rõ tên chương trình-dự án hoặc đề tài nghiên cứu khoa học.
b. Lập dự án đầu tư thiết bị đào tạo:
- Đối tượng lập tiểu dự án đầu tư thiết bị đào tạo: Các đơn vị có Phòng thí nghiệm mới thành lập, Phòng thí nghiệm/phòng thực hành đã có nhưng cần đầu tư bổ sung hoàn chỉnh về trang thiết bị với nguyên tắc đầu tư tập trung, đồng bộ, hoàn chỉnh từng phòng thí nghiệm/phòng thực hành;
- Yêu cầu lập theo mẫu đề cương hướng dẫn: Mẫu số 02/DATB;
- Đối với danh mục máy móc-thiết bị đề nghị đầu tư của dự án phải được rà soát về chủng loại và số lượng máy móc-thiết bị hiện có của đơn vị, rà soát theo danh mục của Quyết định số 951/QĐ-ĐHCT ngày 22 tháng 3 năm 2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ và ghi đầy đủ các tiêu chí của biểu bảng như: Tên máy móc-thiết bị, tính năng kỹ thuật cơ bản, đơn vị tính, số lượng, đơn giá dự toán, thành tiền và thuyết minh rõ nhu cầu sử dụng (phục vụ cho bài thực hành, thí nghiệm,...);
- Đơn giá lập dự toán của máy móc-thiết bị dựa trên cơ sở ít nhất 01 báo giá của nhà cung cấp.
1.4.2. Lập kế hoạch sửa chữa tài sản
a. Lập kế hoạch sửa chữa máy móc-thiết bị:
- Đối tượng lập kế hoạch sửa chữa tài sản: Những máy móc, thiết bị có nhu cầu sửa chữa với mức giá trị sửa chữa từ 50 triệu đồng trở lên /đơn vị tài sản.
- Lập theo biểu bảng hướng dẫn: Mẫu số 03/SCTB;
- Yêu cầu ghi đầy đủ các tiêu chí của biểu bảng như: Tên máy móc-thiết bị cần sửa chữa (nhãn hiệu, model/ ký mã hiệu), số mã vạch tài sản của trường (nếu có), năm đưa vào sử dụng, hiện trạng máy móc-thiết bị, nội dung cần sửa chữa, giá trị dự toán và thuyết minh nhu cầu sửa chữa;
- Giá trị dự toán sửa chữa được lập trên cơ sở ít nhất 01 báo giá của nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa.
b. Lập kế hoạch sửa chữa nhà cửa-vật kiến trúc/hệ thống kỹ thuật:
- Lập theo biểu bảng hướng dẫn: Mẫu số 04/SCNC;
- Yêu cầu ghi đầy đủ các tiêu chí của biểu bảng như: Tên nhà cửa-vật kiến trúc cần sửa chữa-cải tạo-mở rộng hoặc tên hệ thống kỹ thuật của công trình (hệ thống điện, hệ thống báo cháy, hệ thống máy lạnh trung tâm, ..), thời gian sửa chữa gần đây nhất (nếu có), hiện trạng công trình, nội dung chính cần sửa chữa, giá trị dự toán và thuyết minh nhu cầu sửa chữa;
- Các hạng mục sửa chữa nhà cửa-vật kiến trúc / Hệ thống kỹ thuật cần phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trên cơ sở đảm bảo tính an toàn, chống xuống cấp công trình và nhu cầu sử dụng cần thiết của đơn vị.
2. Nội dung quy trình
2.1. Bước 1 (Thông báo lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản)
Vào tháng 10 hàng năm, Phòng Quản trị-Thiết bị phối hợp với Phòng Tài chính tham mưu cho lãnh đạo Trường ban hành thông báo kế hoạch mua sắm, sữa chữa máy móc-thiết bị, nhà cửa-vật kiến trúc cho năm tiếp theo.
2.2. Bước 2 (Lập danh mục đề nghị mua sắm, sửa chữa tài sản)
Các đơn vị thành lập Tổ/Nhóm kỹ thuật giúp Trưởng đơn vị căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, rà soát những thiết bị có quy định trong danh mục định mức máy móc, thiết bị chuyên dùng của Trường; lập danh mục máy móc-thiết bị, nhà cửa-vật kiến trúc đề nghị mua sắm sửa chữa theo các biểu bảng hướng dẫn của thông báo.
Trưởng đơn vị đề xuất danh mục, gởi Phòng Quản trị-Thiết bị và Phòng Tài chính.
2.3. Bước 3 (Tổng hợp danh mục đề nghị mua, sắm sửa chữa tài sản)
Trên cơ sở danh mục đề nghị mua sắm sửa chữa của các đơn vị Phòng Quản trị - Thiết bị tổng hợp và kiểm tra thông tin nếu chưa đầy đủ đề nghị đơn vị bổ sung.
Ban Giám hiệu và đại diện Phòng Quản trị-Thiết bị và Phòng Tài chính đến các đơn vị để khảo sát tình hình và nhu cầu thực tế.
2.4. Bước 4 (Phê duyệt danh mục đề nghị mua sắm, sửa chữa tài sản)
Sau khi khảo sát nhu cầu thực tế tại các đơn vị, Phòng Quản trị-Thiết bị tổng hợp danh mục theo kết luận của Ban Giám hiệu.
Phòng Quản trị-Thiết bị phối hợp với Phòng Tài chính rà soát, cân đối kinh phí trước khi họp xin ý kiến Ban Giám hiệu danh mục và dự toán kinh phí mua sắm sửa chữa cả năm và thông tin lại đơn vị sử dụng (trong trường hợp cần thiết).
Phòng Quản trị-Thiết bị tham mưu Hiệu trưởng trình Hội đồng trường phê duyệt danh mục và dự toán kinh phí mua sắm sửa chữa cả năm.
Thông báo kết quả được phê duyệt đến các đơn vị.