I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC
1. Cơ sở thực hiện
1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:
- Mục đích:
+ Quy định thống nhất quy trình, thủ tục mua sắm hàng hóa và các dịch vụ phi tư vấn theo đúng quy định hiện hành tại Trường Đại học Cần Thơ nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời nhu cầu của đơn vị, đảm bảo mục tiêu công bằng, minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả.
+ Đơn vị và cá nhân trong Trường Đại học Cần Thơ phải tuân thủ đầy đủ nội dung quy trình công việc, thực hiện nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hiệu quả công việc và tiến độ thực hiện.
- Phạm vi áp dụng:
+ Quy trình áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường Đại học Cần Thơ khi thực hiện công việc mua sắm hàng hóa và các dịch vụ phi tư vấn từ các nguồn vốn đầu tư của Nhà trường cũng như thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học hợp tác được ký kết giữa Trường Đại học Cần Thơ với các bộ, ngành, địa phương.
+ Quy trình này không áp dụng cho các chương trình, dự án mà Trường Đại học Cần Thơ không phải là chủ đầu tư.
1.2. Văn bản áp dụng:
- Luật đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23 tháng 6 năm 2023 của Quốc hội và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quy hoạch, Luật đấu tư, Luật đầu tư theo phương thức đối tác công tư và Luật đấu thầu số 57/2024/QH15 ngày 29 tháng 11 năm 2024;
- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2024 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu và Nghị định số 17/2025/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu;
- Thông tư số 22/2024/TT-BKHĐT ngày 17 tháng 11 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
- Thông tư số 07/2024/TT-BKHĐT ngày 26 tháng 4 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết mẫu hồ sơ yêu cầu, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu;
- Thông tư số 23/2024/TT-BKHĐT ngày 31 tháng 12 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết mẫu hồ sơ yêu cầu, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu (sẽ thay thế Thông tư số 07/2024/TT-BKHĐT ngày 26 tháng 4 năm 2024, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2025);
- Quyết định số 956/QĐ-ĐHCT ngày 25 tháng 3 năm 2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ Ban hành Quy định về quy trình, thủ tục thanh toán qua Phòng Tài chính – Trường Đại học Cần Thơ.
- Quyết định số 789/QĐ-ĐHCT ngày 08 tháng 3 năm 2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ Ban hành Danh mục hồ sơ của Trường Đại học Cần Thơ;
- Các hợp đồng nghiên cứu khoa học giữa Trường Đại học Cần Thơ và các bộ, ngành, địa phương.
1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:
- CĐTRG: Chỉ định thầu theo quy trình rút gọn;
- CĐTTT: Chỉ định thầu theo quy trình thông thường;
- CHCT: Chào hàng cạnh tranh;
- ĐTRR: Đấu thầu rộng rãi;
- TTH: Tự thực hiện;
- LCNTĐB: Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt;
- MSTT: Mua sắm trực tiếp;
- TĐG: Thẩm định giá;
- E-HSMT: Hồ sơ mời thầu qua mạng;
- E-TBMT: Thông báo mời thầu qua mạng;
- HSYC: Hồ sơ yêu cầu (sử dụng cho hình thức chỉ định thầu theo quy trình thông thường, mua sắm trực tiếp (MSTT));
- E-HSDT: Hồ sơ dự thầu qua mạng;
- HSĐX: Hồ sơ đề xuất (sử dụng cho hình thức chỉ định thầu theo quy trình thông thường, mua sắm trực tiếp (MSTT));
- ĐHCT: Đại học Cần Thơ;
- BGH: Ban Giám hiệu;
- P.QTTB: Phòng Quản trị - Thiết bị;
- P.TC: Phòng Tài chính.
1.4. Nội dung mua sắm hàng hóa và dịch vụ phi tư vấn:
- Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;
- Mua sắm máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy;
- Mua sắm phương tiện vận chuyển: Ô tô, xe máy, tàu, và các phương tiện vận chuyển khác (nếu có);
- Mua sắm nguyên nhiên liệu, xăng dầu, hóa chất, dược liệu, vật tư, vật liệu tiêu hao, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên;
- May sắm trang phục ngành, bảo hộ lao động (gồm cả mua sắm vật liệu, mẫu thiết kế và công may);
- Mua sắm các sản phẩm công nghệ thông tin gồm: Máy móc, thiết bị, phụ kiện, phần mềm và các sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin khác, bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, bảo hành (nếu có) thuộc dự án công nghệ thông tin sử dụng vốn sự nghiệp theo quy định của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước;
- Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, ấn chỉ, tem; văn hóa phẩm, sách, tài liệu, phim ảnh và các sản phẩm, dịch vụ để tuyên truyền, quảng bá và phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ;
- Dịch vụ phi tư vấn bao gồm: Thuê các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc, phương tiện vận chuyển; dịch vụ thuê trụ sở làm việc, nhà trạm, ô tô phục vụ công tác, vệ sinh công nghiệp; dịch vụ thuê đường truyền dẫn; dịch vụ bảo hiểm; dịch vụ thẩm định giá (nếu có); dịch vụ cung cấp điện, nước, điện thoại cố định; dịch vụ đào tạo, tập huấn, tổ chức hội nghị, hội thảo và các dịch vụ phi tư vấn khác;
- Các loại tài sản, hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn khác được mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị.
2. Nội dung quy trình:
2.1. Bước 1 (Gửi và tiếp nhận hồ sơ):
Trên cơ sở dự toán mua sắm hàng hóa hoặc các dịch vụ phi tư vấn khác theo kế hoạch và quyết định phân giao kinh phí đã được Hiệu trưởng phê duyệt và Nghị quyết của Hội đồng trường, đơn vị lập danh mục và dự toán chi tiết về hàng hóa hoặc các dịch vụ phi tư vấn khác cần thực hiện, bao gồm mô tả yêu cầu về tính năng kỹ thuật hay quy cách kỹ thuật của hàng hóa hoặc nội dung các dịch vụ phi tư vấn gởi P.QTTB (kèm theo ít nhất 01 báo giá để làm cơ sở trong lập dự toán chi tiết). P.QTTB sẽ tiếp nhận hồ sơ trong giờ hành chính.
Đối với các Chương trình/Đề tài/Dự án, trên cơ sở yêu cầu cụ thể của công việc, Chủ nhiệm Đề tài/Dự án làm văn bản đề xuất có xác nhận của lãnh đạo đơn vị, kèm các văn bản có liên quan gởi P.QTTB đề nghị hỗ trợ thực hiện. Trường hợp cần có tờ trình của Trường Đại học Cần Thơ gởi các bộ, ngành, địa phương để thực hiện các bước trong quy trình thì Chủ nhiệm Đề tài/Dự án chuẩn bị trước nội dung tờ trình và gởi P.QTTB kiểm tra, trình BGH ký.
2.2. Bước 2 (Kiểm tra hồ sơ):
Chuyên viên của P.QTTB sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì yêu cầu đơn vị bổ sung. Trường hợp hồ sơ hoàn chỉnh, P.QTTB thực hiện xin thêm báo giá bổ sung (nếu đơn vị không gởi đủ báo giá theo yêu cầu) hoặc thực hiện lập danh mục, thủ tục thuê thẩm định giá (nếu có);
P.QTTB sẽ thực hiện văn bản trình BGH phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc phương án thực hiện (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là TTH).
Tổ thẩm định lập Báo cáo thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa và các dịch vụ có giá gói thầu không quá 50 (năm mươi) triệu đồng theo quy định tại Khoản 4 Điều 23 Luật Đấu thầu; các gói thầu áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu theo quy trình rút gọn theo quy định tại điểm m khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu sửa đổi, bổ sung số 57/2024/QH15 ngày 29 tháng 11 năm 2024 (gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án có giá gói thầu không quá 300 (ba trăm) triệu đồng) và gói thầu mua vé máy bay cho đoàn đi công tác trong nước và quốc tế (quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 29 Luật Đấu thầu) đơn vị thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 965/QĐ-ĐHCT ngày 25/3/2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ Ban hành Quy định về quy trình, thủ thục thanh toán qua Phòng Tài chính – Trường Đại học Cần Thơ.
2.3. Bước 3 (Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu):
Sau khi BGH (hoặc cấp có thẩm quyền) phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc phương án thực hiện, P.QTTB thực hiện/tham mưu thực hiện các nội dung sau:
- Trình BGH ký quyết định phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
- Thực hiện đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được duyệt lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày quyết định được ban hành;
- P.QTTB trình BGH phê duyệt quyết định thành lập Tổ chuyên gia, Tổ chuyên gia kỹ thuật tư vấn kỹ thuật cho tổ chuyên gia (nếu có) hoặc Tổ giám sát (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là TTH).
Tổ Chuyên gia phối hợp với đơn vị lập và trình dự thảo E-HSMT hoặc HSYC (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là CĐTTT) hay Phòng QTTB phối hợp với đơn vị lập dự thảo hợp đồng (đối với trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là CĐTRG);
Tổ chuyên gia thực hiện báo cáo lập E-HSMT;
P.QTTB (đại diện bên mời thầu) lập tờ trình BGH phê duyệt E-HSMT hoặc HSYC đồng thời gửi Tổ thẩm định để thực hiện việc thẩm định E-HSMT (không phải thẩm định E-HSMT đối với hình thức lựa chọn nhà thầu: CHCT) hoặc HSYC theo quy định;
Sau khi có kết quả thẩm định E-HSMT hoặc HSYC, BGH xem xét, ký quyết định phê duyệt E-HSMT hoặc HSYC;
P.QTTB phối hợp với đơn vị thuộc Trường thực hiện gói thầu lập văn bản thỏa thuận giao việc và trình BGH ký đối với gói thầu do đơn vị thuộc Trường thực hiện (trường hợp hình thức lựa chọn nhà thầu là TTH).
2.4. Bước 4 (Tổ chức lựa chọn nhà thầu):
P.QTTB (đại diện bên mời thầu) thực hiện hồ sơ, thủ tục đăng tải E-TBMT và phát hành E-HSMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hay phát hành HSYC theo quy định;
Trong quá trình đăng tải E-TBMT, nhà thầu có thể yêu cầu làm rõ (nếu có) E-HSMT, Tổ chuyên gia sẽ phối hợp với đơn vị thực hiện văn bản làm rõ E-HSMT (nếu có);
Đến thời điểm đóng thầu theo E-TBMT, P.QTTB (đại diện bên mời thầu) thực hiện mở thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định và tải E-HSDT của các nhà thàu tham dự thầu để đánh giá;
2.5. Bước 5 (Đánh giá hồ sơ dự thầu):
Tổ chuyên gia và Tổ chuyên gia kỹ thuật (nếu có) thực hiện đánh giá E-HSDT hoặc HSĐX; thực hiện báo cáo đánh giá E-HSDT hoặc HSĐX;
Trong quá trình đánh giá E-HSDT, nếu có sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch (thừa/thiếu) thì Tổ chuyên gia đề xuất, bên mời thầu thực hiện thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu về việc sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch;
Trong quá trình đánh giá E-HSDT, nếu có yêu cầu làm rõ các E-HSDT theo yêu cầu của Tổ chuyên gia, bên mời thầu sẽ có văn bản yêu cầu làm rõ E-HSDT của các nhà thầu có E-HSDT cần làm rõ;
Trong trường hợp không đề xuất lựa chọn nhà thầu được do giá đề nghị trúng thầu vượt giá gói thầu đã được phê duyệt do tất cả các E-HSDT không đáp ứng yêu cầu của E-HSMT thì thực hiện trở lại từ bước 3 và xử lý tình huống trong đấu thầu theo quy định.
2.6. Bước 6 (Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu):
Trên cơ sở báo cáo đánh giá E-HSDT của Tổ chuyên gia, bên mời thầu mời nhà thầu xếp hạng thứ nhất vào đối chiếu tài liệu (đối với đánh giá E-HSDT theo quy trình 01) hoặc bên mời thầu mời nhà thầu có giá dự thầu sau khi trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) thấp nhất và sau khi đáp ứng các bước đánh giá tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, đáp ứng về kỹ thuật (đối với đánh giá E-HSDT theo quy trình 02) vào đối chiếu tài liệu và ký biên bản đối chiếu tài liệu; Nhà thầu có tài liệu đối chiếu phù hợp sẽ được xét duyệt trúng thầu;
P.QTTB (đại diện bên mời thầu) lập tờ trình BGH phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu đồng thời gửi Tổ thẩm định để thực hiện việc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định (không phải thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu đối với hình thức lựa chọn nhà thầu: CHCT);
Sau khi có kết quả thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, BGH xem xét, ký quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, P.QTTB (đại diện chủ đầu tư) thực hiện thủ tục đăng tải thông tin kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày quyết định được ban hành theo quy định;
P.QTTB (đại diện bên mời thầu) thực hiện thông báo thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng cùng với việc đề nghị nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng đến nhà thầu trúng thầu.
2.7. Bước 7 (Hoàn thiện hợp đồng, ký kết hợp đồng với nhà thầu và tiếp nhận hàng hóa):
P.QTTB phối hợp với nhà thầu trúng thầu lập biên bản hoàn thiện hợp đồng và trình BGH ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu;
Gửi hồ sơ hợp đồng cho P.TC và các hồ sơ khác có liên quan để thực hiện việc tạm ứng cho nhà thầu (nếu có) sau khi nhà thầu thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có) và bảo lãnh tiền tạm ứng (nếu có) và chờ tiếp nhận hàng hóa;
Phối hợp với đơn vị tiếp nhận và nghiệm thu hàng hóa đưa vào sử dụng, cùng nhà thầu ký biên bản nghiệm thu và bàn giao hàng hóa hoặc biên bản nghiệm thu khối lượng dịch vụ hoàn thành khác;
P.QTTB thực hiện ghi tăng tài sản (nhập tăng tài sản) cho đơn vị thụ hưởng; Đối với các Đề tài/Dự án thì Chủ nhiệm Chương trình/Đề tài/Dự án thực hiện thủ tục nhập tài sản theo quy định và thực hiện xử lý tài sản sau khi Chương trình/Đề tài/Dự án kết thúc được phê duyệt theo quy định.
2.8. Bước 8 (Thanh toán hợp đồng):
Nhà thầu thực hiện bảo lãnh bảo hành (nếu có) theo nội dung của Hợp đồng;
Trình BGH ký Biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu;
Đơn vị hoặc P.QTTB lập hồ sơ thanh toán hợp đồng theo quy định gửi P.TC;
P.QTTB thực hiện thủ tục thanh toán chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định (lập, thẩm định E-HSMT; đánh giá E-HSDT, HSĐX; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, ...).
2.9. Quản lý thực hiện hợp đồng:
Quản lý thực hiện hợp đồng bao gồm các nội dung: tiến độ thực hiện, chất lượng, chi phí và nội dung khác của hợp đồng.
P.QTTB phối hợp với đơn vị sử dụng cập nhật tiến độ thực tế thực hiện hợp đồng khi thực hiện xong các mốc hoàn thành quy định trong hợp đồng;
P.QTTB phối hợp với đơn vị sử dụng thực hiện công khai kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thời gian đăng tải công khai có thể trong hoặc sau thời gian thực hiện gói thầu nhưng không muộn hơn 06 (sáu) tháng kể từ ngày kết thúc thời gian thực hiện gói thầu.
2.10. Thông tin chất lượng hàng hóa đã được sử dụng – đối với gói thầu có nội dung cung cấp hàng hóa:
Thông tin chất lượng hàng hóa đã được sử dụng, bao gồm: Chất lượng của hàng hóa trên thực tế so với quy định trong hợp đồng; Mức độ nghiêm trọng của các lỗi phát sinh và việc khắc phục các lỗi phát sinh hoặc thay thế hàng mới (nếu có); Độ tin cậy, độ bền, hiệu suất, công suất (nếu cần thiết) và các thông tin khác (nếu cần thiết).
P.QTTB phối hợp với đơn vị sử dụng thực hiện công khai chất lượng hàng hóa đã được sử dụng do nhà thầu cung cấp, thời gian công khai là sau thời gian thực hiện gói thầu nhưng không muộn hơn 06 (sáu) tháng kể từ ngày kết thúc thời gian thực hiện gói thầu.
3. Lưu trữ hồ sơ:
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ tối thiểu là 05 năm sau khi quyết toán hợp đồng theo quy định tại khoản 6 Điều 9 Luật đấu thầu số 22/2023/QH15.
- Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ (Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu).
- Đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ:
+ Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa và các dịch vụ do Phòng Quản trị - Thiết bị thực hiện và thanh toán: tất cả hồ sơ được lưu trữ tại Phòng Quản trị - Thiết bị.
+ Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa và các dịch do các đơn vị tổ chức thực hiện và thanh toán theo hướng dẫn tại Quyết định số 965/QĐ-ĐHCT ngày 25/3/2024 của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ Ban hành Quy định về quy trình, thủ thục thanh toán qua Phòng Tài chính – Trường Đại học Cần Thơ (các gói thầu mua sắm hàng hóa và các dịch vụ có giá gói thầu không quá 300 triệu đồng được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu: CĐTRG và các gói thầu có giá gói thầu trên 50 triệu đồng áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt): Đơn vị thực hiện chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ theo quy định;
+ Các gói thầu mua sắm hàng hóa và các dịch vụ thực hiện Chương trình/Dự án/Đề tài nghiên cứu khoa học do đơn vị thực hiện: Chủ nhiệm Chương trình/Dự án/Đề tài chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ.
+ Các gói thầu do Phòng Quản trị - Thiết bị hỗ trợ thủ tục lựa chọn nhà thầu cho các đơn vị bao gồm các gói thầu thực hiện Chương trình/Dự án/Đề tài nghiên cứu khoa học: Phòng Quản trị - Thiết bị sẽ lưu trữ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu. Các hồ sơ còn lại do đơn vị hoặc Chủ nhiệm Chương trình/Dự án/Đề tài lưu trữ.