QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HÀNG VIỆN TRỢ
(Ban hành kèm theo quyết định số 91/QĐ-ĐHCT ngày 21 tháng 01 năm 2010
của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ)
- Phạm vi đối tượng áp dụng:
- Nguồn viện trợ không hoàn lại của các Chính phú, Tổ chức phi chính phủ (NGO), các chường trình - dự án cộng tác với nước ngoài ...đều coi như nguồn ngân sách nhà nước.
- Tài sản là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải ...
- Hoá chất, dụng cụ thí nghiệm, vật liệu ...
- Yêu cầu: Lập thủ tục nhận hàng viện trợ nhanh để giảm tiền lưu kho và sớm đưa trang thiết bị đưa vào sử dụng phục vụ cho đào tạo, NCKH.
- Trình tự - thủ tục nhận hàng viện trợ:
3.1. Thủ tục nhận hàng viện trợ có trong Chương trình đã được ký kết (giữa 2 Chính phủ, giữa Trường ĐHCT với Trường bạn hoặc tổ chức nước ngoài được Chính phủ phê duyệt).
Bước 1. Sau khi nhận được “Giấy báo hàng đến”, Đơn vị nhận giấy báo làm văn bản trình BGH v/v đề nghị lập thủ tục nhận hàng viện trợ. (Biểu 8/VT).
Bước 2: Đơn vị cung cấp thông tin cho P QTTB biết lô hàng đã có văn bản phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền cho chương trình, dự án; văn kiện dự án, chương trình, hiệp định, nghị định thư, công hàm trao đổi, hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với đối tác nước ngoài có ghi rõ danh mục, số lượng chủng loại và giá trị hàng hoá các loại đã được phê chuẩn bằng tiếng Anh và tiếng Việt (bản dịch); Thư báo tặng hàng của đối tác; Bảng kê chi tiết lô hàng (Packing list hoặc List of shipment); Invoice để biết tổng giá trị của lô hàng; Vận đơn đường biển (Bill of lading: BL) hoặc vận đơn hàng không (Airway bill: Awb).
Bước 3: Sau khi có đầy đủ các giấy tờ trên, Đơn vị liên hệ P QTTB để làm thủ tục nhận hàng viện trợ theo qui định. P QTTB trình BGH ký các giấy tờ sau:
- Giấy xác nhận hàng viện trợ (theo mẫu).
- Tờ khai hàng hoá nhập khẩu (theo mẫu).
- Phụ lục kèm theo tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu (theo mẫu).
Bước 4: Toàn bộ hồ sơ có liên quan đến việc nhận lô hàng sau khi được BGH phê duyệt, Đơn vị thụ hưởng gởi đến Ban Quản lý & Tiếp nhận viện trợ quốc tế thuộc Bộ Tài chính xin xác nhận hàng thuộc Chương trình viện trợ.
Bước 5: Sau khi được xác nhận viện trợ, Đơn vị gởi toàn bộ hồ sơ đến Hải quan cảng hoặc Hải quan sân bay Tân Sơn Nhất để đăng ký ngày nhận hàng. Nơi nầy sẽ cấp “Biên nhận hồ sơ”(BNHS) cho người mang hồ sơ đến.
Bước 6: Cán bộ được đơn vị cử đi nhận hàng có trách nhiệm lập dự trù các khoản phải chi, kể cả dự kiến các khoản chi có thể phát sinh trong quá trình nhận hàng trình Lãnh đạo đơn vị ký và đến Phòng Tài vụ làm thủ tục tạm ứng tiền.
Bước 7: Đến ngày hẹn nhận hàng, CB được cử đi nhận hàng mang Biên nhận hồ sơ đến HQ cảng hoặc HQ sân bay TSN (nơi cấp BNHS) để lãnh hàng ra và đưa về Trường. Trường hợp lô hàng có tính chất đặc biệt thì đơn vị có thể nhờ Phòng Liên lạc hổ trợ trong khâu nhận hàng.
Bước 8: Khi hàng hoá về đến Trường, đơn vị liên hệ P QTTB đến để cùng kiểm hàng, lập biên bản giao nhận, ghi vào sổ tài sản đơn vị và Trường.
Bước 9: CB đi nhận hàng tập hợp tất cả chứng từ, hồ sơ có liên quan đến lô hàng đến P Tài vụ để làm thủ tục thanh toán.Hồ sơ thanh toán gồm các chứng từ có liên quan đến nhận hàng viện trợ và phiếu nhập tài sản do P QTTB phát hành.
LƯU Ý :
- Hồ sơ pháp lý Chương trình, Dự án để xác nhận viện trợ: Để lô hàng được nhận nhanh, Đơn vị nên liên hệ phía bạn gởi trước các giấy tờ sau:
+ Thư báo tặng hàng (Letter of donation) của phía đối tác chương trình viện trợ (bản chính) để xác nhận hàng viện trợ nhanh. Trong thư thường ghi: lô hàng do ai gửi:.................: nơi sản xuất lô hàng:.....................: gồm những loại gì:........................ (MMTB, hoá chất, vật phẩm văn hoá ...), gởi qua cho chương trình nào?
+ Hồ sơ của lô hàng: Bảng kê chi tiết lô hàng (Packing list hoặc List of shipment); Invoice để biết tổng giá trị của lô hàng. Đôi khi cần phải có C/O (Certificate of Origin), vận đơn đường biển (Bill of lading: BL) hoặc vận đơn hàng không (Airway bill: Awb) của lô hàng để biết hàng được gởi theo dạng nào, thời điểm hàng được gởi đi, thời điểm hàng đến.
- Đối với hàng hoá đã qua sử dụng: cơ quan tiếp nhận chỉ thoả thuận tiếp nhận nếu phía tài trợ có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước tài trợ là hàng hoá đó còn chất lượng 80% trở lên và chỉ nên thông báo cho phía tài trợ gởi hàng khi được cấp có thẩm quyền của Nhà nước Việt Nam cho phép tiếp nhận.
3.2. Thủ tục nhận hàng phi mậu dịch (phải chịu thuế):
- a) Loại có trong Chương trình: có các văn bản pháp lý về viện trợ (như trên đã nêu), nhưng lô hàng có giá trị thấp, khối lượng nhỏ có thể lãnh nhanh, đơn vị chịu đóng thuế (thường là thuế suất thấp).
Thủ tục nhận hàng: Đơn vị cử cán bộ liên hệ P QTTB để lập thủ tục nhận hàng phi mậu dịch.
b) Loại các khoản viện trợ phi dự án: không có các văn bản pháp lý về viện trợ (dạng cho tặng đột xuất ngoài kế hoạch). Phía Bạn (nơi biếu tặng) nên là một cơ quan, tổ chức thì việc nhận hàng sẽ thuận lợi hơn là cá nhân biếu tặng. Tổng trị giá lô hàng không vượt quá 4,000 USD. Nếu trên 4,000 USD phải có xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo; dưới 200,000 USD phải qua liên Bộ GD & ĐT và Bộ Tài chính xét duyệt; từ 200.000 USD trở lên phải được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt (thông qua các Bộ GD & ĐT, Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch & Đầu tư).
Thủ tục nhận hàng:
- Đơn vị cử cán bộ liên P QTTB để lập thủ tục nhận hàng phi mậu dịch. (P QTTB sẽ lập văn bản gởi Cục HQ TP.HCM, HQ sân bay TSN, HQ cảng, Công ty vận chuyển hàng đến Việt Nam theo giấy báo).
- Hồ sơ có liên quan đến việc nhận lô hàng, sau khi được BGH phê duyệt, đơn vị cử CB mang hồ sơ đến Hảng tàu hoặc Công ty dịch vụ hàng hoá (Cargo service) để lấy những chứng từ của lô hàng (có giấy giới thiệu tên cán bộ được đơn vị cử nhận chứng từ của lô hàng).
- Sau khi lấy được chứng từ của lô hàng, CB được cử đi nhận hàng mang toàn bộ hồ sơ đến HQ cảng hoặc HQ sân bay TSN lập tờ khai hàng nhập khẩu phi mậu dịch (theo mẫu của Hải quan). Sau khi Hải quan kiểm hoá và tính thuế (nếu có) mới được lãnh hàng ra đưa về Trường.
- Các việc còn lại giống như nhận hàng theo Chương trình viện trợ ở phần trên (mục 3.1).
GHI CHÚ :
Đối với việc nhận hàng viện trợ phi dự án không có các văn bản pháp lý về viện trợ (dạng cho tặng đột xuất ngoài kế hoạch) có giá trị 4,000 USD trở lên, đơn vị phải cử cán bộ liên hệ trực tiếp các Bộ, ngành có liên quan để làm thủ tục nhận hàng viện trợ. Các phòng chức năng (Phòng Hợp tác quốc tế, Phòng Quản lý khoa học và Phòng Quản trị - Thiết bị) sẽ hổ trợ đơn vị làm về thủ tục giấy tờ, văn bản liên quan đến việc nhận hàng./.